Datenschutzhinweise für kanzlei-drschulte.de

Stand: vorläufiger Entwurf

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Zusammenhang mit dem Online-Anfrageformular ist:

Dr. iur. Thomas Schulte Rechtsanwalt Malteserstraße 170–171 12277 Berlin +49 30 221 922 020 info@kanzlei-drschulte.de

Datenschutzbeauftragter: [Nur aufnehmen, wenn tatsächlich bestellt: Name/Funktion und Kontaktdaten.]

2. Aufruf unserer Website

Wenn Sie unsere Website aufrufen, werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Adresse, der HTTP-Statuscode sowie technische Angaben zum verwendeten Browser gehören.

Wir verarbeiten diese Daten, soweit dies für die technische Bereitstellung der Website, die Fehlerdiagnose sowie die Sicherheit unserer Systeme erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website. 〔Q1; Q9〕

Die Website wird bei [exakter Vertragspartner des ALL-INKL-Vertrags] gehostet. Der Hosting-Dienstleister verarbeitet Daten in unserem Auftrag, soweit die Voraussetzungen einer Auftragsverarbeitung vorliegen. 〔Q1〕

Speicherdauer der Serverprotokolle: [tatsächliche Frist eintragen].

ANWALTLICH PRÜFEN / TECHNISCH BESTÄTIGEN: tatsächliche Logfelder, Backupverarbeitung, Unterauftragnehmer, Supportzugriffe und etwaige Drittlandübermittlungen.

3. Online-Anfrage und Mandatsanbahnung

Über unser Online-Formular können Sie uns Ihr Anliegen übermitteln.

Die erste Anfrage ist kostenlos. Durch das Absenden des Formulars entsteht nicht automatisch ein kostenpflichtiges Mandatsverhältnis. Ob wir ein Mandat übernehmen und zu welchen Bedingungen, wird gegebenenfalls anschließend gesondert vereinbart.

Eine rechtliche Prüfung oder Rechtsberatung erfolgt ausschließlich durch die Kanzlei Dr. Thomas Schulte. Ahmet Izler und Christine Schönberg unterstützen bei der organisatorischen Bearbeitung von Anfragen und erteilen keine Rechtsberatung.

Für die Bearbeitung einer Anfrage können wir insbesondere folgende Angaben verarbeiten:

• Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten,
• das von Ihnen ausgewählte rechtliche Thema,
• Ihre Schilderung des Sachverhalts,
• von Ihnen mitgeteilte Termine oder Fristen,
• einen gegebenenfalls gewünschten Rückruf,
• soweit für das konkrete Anliegen erforderlich, Angaben zu Verträgen oder Versicherungen,
• von Ihnen freiwillig eingereichte Unterlagen.

Soweit diese Angaben erforderlich sind, um auf Ihre Anfrage hin eine mögliche Beauftragung vorzubereiten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Erforderlichkeit richtet sich nach dem jeweiligen Zweck; Angaben, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht benötigt werden, sollen nicht erhoben werden. 〔Q1; Q2〕

Das Absenden einer Anfrage bedeutet weder die Annahme eines Mandats noch die Zusage, dass bereits eine anwaltliche Prüfung stattfindet.

4. Interessenkonfliktprüfung

Vor einer möglichen Mandatsübernahme kann es erforderlich sein zu prüfen, ob berufsrechtliche Gründe einer Tätigkeit entgegenstehen.

Hierfür sollen nur die Angaben verwendet werden, die für diese Prüfung tatsächlich benötigt werden. Die berufsrechtlichen Vorgaben ergeben sich insbesondere aus § 43a BRAO. 〔Q5〕

ANWALTLICH PRÜFEN: Rechtsgrundlage, konkret benötigte Felder und insbesondere die Speicherdauer von Daten aus nicht angenommenen Anfragen für etwaige spätere Konfliktprüfungen.

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Rechtliche Sachverhalte können Angaben enthalten, die zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO gehören, etwa Gesundheitsdaten oder Angaben zu religiösen Überzeugungen.

Bitte teilen Sie solche Angaben nur mit, soweit sie für Ihr konkretes Anliegen erforderlich sind.

Soweit die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, kann Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO einschlägig sein. 〔Q1〕

ANWALTLICH PRÜFEN: Die Voraussetzungen sind für die konkrete Intake-Strecke und insbesondere für noch nicht angenommene Mandate abschließend festzulegen.

Angaben über strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten unterliegen darüber hinaus Art. 10 DSGVO. Für diese Daten gelten besondere gesetzliche Anforderungen. ANWALTLICH PRÜFEN: Vor Freigabe des Freitext- und Uploadformulars ist die konkrete Rechtsgrundlage hierfür festzulegen. 〔Q1〕

6. E-Mail-Verifizierung

Für das Online-Anfrageverfahren ist eine Verifizierung der angegebenen E-Mail-Adresse vorgesehen.

Dabei werden insbesondere die E-Mail-Adresse, ein Verifizierungsmerkmal sowie der Zeitpunkt und Status der Verifizierung verarbeitet. Die Verarbeitung dient der sicheren Zuordnung der Anfrage und der Vermeidung von Fehl- und Missbrauchseingaben.

Soweit die Verifizierung Bestandteil der von Ihnen gewünschten Online-Anfrage ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsbezogene Verarbeitungen können ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden. 〔Q1〕

Verifizierungsdaten werden [konkrete tatsächliche Frist bzw. Löschkriterium].

E-Mail-Dienstleister: [Anbieter, Vertragspartei, Rolle und gegebenenfalls Drittlandinformation eintragen].

7. Dokumentenuploads und Sicherheitsprüfung

Sie können uns freiwillig Unterlagen zu Ihrer Anfrage übermitteln, soweit diese für Ihr Anliegen erforderlich sind.

Hochgeladene Dateien sollen zunächst in einem geschützten technischen Bereich gespeichert und vor der Übernahme in unser internes Fallverwaltungssystem automatisiert auf Schadsoftware geprüft werden.

Bei dieser Prüfung können neben dem Dateiinhalt insbesondere Dateiname, Dateityp, Dateigröße, technische Prüfsummen und der Scanstatus verarbeitet werden.

Dateien, bei denen Schadsoftware erkannt wird, werden nicht regulär in das Fallverwaltungssystem übernommen. Für solche Dateien ist ein gesondertes Quarantäne- und Löschverfahren vorgesehen.

Die Verarbeitung der inhaltlichen Unterlagen richtet sich nach den für die Anfrage oder ein späteres Mandat geltenden Rechtsgrundlagen. Die technische Schadsoftwareprüfung dient der Sicherheit unserer Systeme und der darin verarbeiteten Daten. 〔Q1〕

Speicherdauer der Zwischenablage: [eintragen]. Speicherdauer der Quarantäne: [eintragen].

TECHNISCH BESTÄTIGEN: tatsächliche ClamAV-Konfiguration, externe Verbindungen, Umgang mit nicht prüfbaren bzw. verschlüsselten Dateien und vollständige Löschkette.

8. API und internes Fallverwaltungssystem

Das Online-Formular soll seine Daten ausschließlich an unsere serverseitige Schnittstelle unter api.kanzlei-drschulte.de übertragen. Das interne Fallverwaltungssystem EspoCRM wird nicht unmittelbar aus dem Browser angesprochen.

Für die Server- und CRM-Infrastruktur ist derzeit ein VServer bei [exakte Vertragspartei 1blu] vorgesehen.

Soweit ein Hosting- oder sonstiger IT-Dienstleister personenbezogene Daten für uns verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Bei Daten, die der anwaltlichen Verschwiegenheit unterliegen, sind zusätzlich die berufsrechtlichen Anforderungen an die Einbindung von Dienstleistern zu berücksichtigen. 〔Q1; Q5; Q6〕

Innerhalb der Kanzlei erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Daten, die diese für ihre jeweilige Aufgabe benötigen.

ANWALTLICH/VERTRAGLICH PRÜFEN: genaue Vertragspartei, Unterauftragnehmer, Remote-Support, Administration, Backupstandorte und gegebenenfalls Drittlandzugriffe.

9. Rückruf- und Termindaten

Wenn Sie einen Rückruf oder einen Termin wünschen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Kontakt- und Termindaten, um Ihrem Wunsch nachzukommen.

Die Verarbeitung erfolgt im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 〔Q1; Q2〕

Ein gewünschter Rückruf ist keine Einwilligung in telefonische Werbung.

Termindaten werden [tatsächliche Speicherregel eintragen].

10. Newsletter

Diesen Abschnitt erst veröffentlichen, wenn der Newsletter tatsächlich aktiviert und der Anbieter geprüft ist.

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse zur Zusendung des Newsletters. Die Anmeldung ist freiwillig und nicht Voraussetzung dafür, eine Anfrage an die Kanzlei zu richten.

Rechtsgrundlage für den Versand ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für Werbung mit elektronischer Post sind außerdem die Vorgaben des § 7 UWG zu beachten. 〔Q1; Q3; Q8〕

Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Zur Dokumentation der Einwilligung verarbeiten wir [tatsächlich gespeicherte Nachweisdaten, etwa Fassung der Erklärung und Zeitpunkte]. Die Anmeldung wird [nur wenn tatsächlich umgesetzt: im Double-Opt-in-Verfahren bestätigt].

Newsletter-Dienstleister: [Anbieter] Empfänger/Unterauftragnehmer: [eintragen] Drittlandübermittlung: [eintragen] Speicher- und Nachweisfristen: [eintragen].

11. Cookies, Local Storage und andere Endgerätezugriffe

Nur entsprechend dem abschließend geprüften Produktionsbuild veröffentlichen.

[Variante bei ausschließlich notwendigen Funktionen:]

Für die technisch erforderlichen Funktionen unserer Website können Informationen in Ihrem Browser gespeichert oder aus diesem ausgelesen werden, soweit dies unbedingt erforderlich ist, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen. Für solche Vorgänge sieht § 25 Abs. 2 TDDDG eine Ausnahme von der Einwilligungspflicht vor. 〔Q4〕

Keine Aussage „wir verwenden keine Cookies“ aufnehmen, bevor Cookies, Local Storage, Session Storage, IndexedDB, Service Worker und sämtliche Skripte im Produktionsbuild geprüft wurden.

Werden künftig nicht unbedingt erforderliche Analyse-, Marketing- oder vergleichbare Technologien eingesetzt, müssen sie vor ihrer Aktivierung gesondert rechtlich und technisch geprüft werden.

12. Externe Links

Unsere Website kann Links zu Internetangeboten Dritter enthalten, beispielsweise zu anwalt.de, Advocado, Facebook, Google, Partnerseiten oder Pressequellen.

Bei einem normalen externen Link wird die Website des Drittanbieters erst aufgerufen, wenn Sie den Link anklicken. Für die anschließend auf der fremden Website stattfindende Verarbeitung gelten die Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters.

TECHNISCH BESTÄTIGEN: Es dürfen nicht unbemerkt eingebettete Social Plugins, Bewertungswidgets oder sonstige Ressourcen geladen werden, die bereits beim Aufruf unserer Seite Daten an den Drittanbieter übertragen. 〔Q10〕

13. Bilder, Logos und Videos

Eigene Bilder, Logos und Videos sollen unmittelbar über die technische Infrastruktur unserer Website bereitgestellt werden.

TECHNISCH BESTÄTIGEN: Alle im Produktionssystem eingesetzten Medien, Schriftarten und Vorschaubilder müssen auf externe Netzwerkzugriffe geprüft werden. Insbesondere eingebettete Video-, Karten-, Schrift- oder Social-Media-Dienste benötigen eine gesonderte Datenschutzprüfung.

14. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, insbesondere folgenden Kategorien von Empfängern zugänglich werden:

• intern zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kanzlei,
• den von uns eingesetzten Hosting- und IT-Dienstleistern,
• [E-Mail-Anbieter],
• [nur bei aktiviertem Newsletter: Newsletter-Anbieter],
• weiteren Empfängern, wenn eine Weitergabe gesetzlich vorgeschrieben, zur Bearbeitung eines Mandats erforderlich oder anderweitig rechtlich zulässig ist.

Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden nach den gesetzlichen Anforderungen eingebunden. 〔Q1; Q5; Q6〕

15. Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten dürfen nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO an Empfänger in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden. 〔Q1〕

Vor Veröffentlichung konkret eintragen: Ob und in welchem Umfang Hosting, E-Mail, Support, Newsletter, Software-Plugins oder sonstige Dienstleister Drittlandzugriffe ermöglichen und auf welcher Grundlage diese erfolgen.

Eine pauschale Aussage, dass alle personenbezogenen Daten ausschließlich in Deutschland verarbeitet werden, wird nicht getroffen, solange dies für die vollständige Verarbeitungskette nicht technisch und vertraglich nachgewiesen ist.

16. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger, als dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtliche Gründe für eine längere Speicherung bestehen. 〔Q1〕

Für Daten aus einem tatsächlich übernommenen anwaltlichen Auftrag gelten insbesondere die berufsrechtlichen Vorgaben zur Handakte. § 50 BRAO sieht hierfür grundsätzlich eine Aufbewahrungsdauer von sechs Jahren vor, beginnend mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde; andere gesetzliche Pflichten bleiben unberührt. 〔Q5〕

Für Anfragen, die nicht zu einem Auftrag führen, gelten gesonderte Löschregeln.

ANWALTLICH PRÜFEN UND VOR VERÖFFENTLICHUNG KONKRETISIEREN:

• nicht verifizierte Anfragen,
• abgelehnte oder nicht weiterverfolgte Anfragen,
• Konfliktprüfdaten,
• hochgeladene Dateien,
• Quarantänedaten,
• Server- und Security-Logs,
• Audit-Logs,
• Verifizierungsdaten,
• Kalenderdaten,
• Newsletter-Nachweise,
• Sicherungskopien.

17. Ihre Datenschutzrechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung sowie gegebenenfalls auf Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. 〔Q1〕

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Für Rechtsanwälte können sich aus gesetzlichen Geheimhaltungspflichten Einschränkungen einzelner Informations- oder Auskunftspflichten ergeben. Solche Einschränkungen gelten nicht pauschal, sondern sind im jeweiligen Fall zu prüfen. 〔Q7〕

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an [Kontaktadresse] wenden.

18. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde für uns: [Behörde nach tatsächlichem Sitz des Verantwortlichen eintragen]

19. Angaben über andere Personen

Ihre Schilderung eines rechtlichen Sachverhalts kann personenbezogene Daten anderer Personen enthalten, etwa von Vertragspartnern, Gegnern, Zeugen oder Angehörigen.

Bitte übermitteln Sie solche Angaben nur, soweit dies für Ihr Anliegen erforderlich ist.

Für Daten, die wir nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhalten, gelten grundsätzlich die Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO. Gesetzliche und berufsrechtliche Geheimhaltungspflichten können diese Pflichten im Einzelfall einschränken. 〔Q1; Q7〕

ANWALTLICH PRÜFEN: Verfahren und Dokumentation für Art.-14-Fälle, insbesondere bei nicht angenommenen Anfragen.

20. Datensicherheit und Kommunikation mit der Kanzlei

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, die sich nach dem Risiko der jeweiligen Verarbeitung richten. Art. 32 DSGVO verlangt ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau. 〔Q1〕

Vor Veröffentlichung technisch bestätigen, welche konkreten Aussagen zu Transportverschlüsselung, Verschlüsselung gespeicherter Daten, Backups oder anderen Sicherheitsmaßnahmen tatsächlich belegt werden können.

Bitte beachten Sie, dass gewöhnliche E-Mail-Kommunikation abhängig von den beteiligten Systemen nicht in jedem Fall Ende-zu-Ende verschlüsselt ist. Wenn für bestimmte Unterlagen ein sichererer Übertragungsweg erforderlich ist, teilen wir Ihnen einen geeigneten Kommunikationsweg mit.

21. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich die eingesetzten Verfahren, Dienstleister oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern.

Stand: [Datum]